1
L’exemplarité du management
Chacun des membres du COMEX s’est engagé sur son périmètre de responsabilité à déployer le dispositif Ethique et Compliance via une lettre d’engagement remise au Président.
2
Des référents indépendants et accessibles
La directrice de l’éthique du Groupe ADP est rattachée directement au PDG. Les Référents Ethique et Compliance ont été nommés dans les filiales et sont rattachés au plus haut niveau. Ils sont accessibles à tous les collaborateurs qui les sollicitent.
3
La diffusion d’une culture Ethique et Compliance
Le Groupe ADP a formalisé des codes de conduite (France, International…) sur la base des règles communes à respecter en les illustrant de bonnes pratiques, de zones de vigilance et d’interdictions.
Un e-learning permet de renforcer l’appropriation des bonnes pratiques par chacun des collaborateurs du Groupe. Par ailleurs, des sensibilisations en face à face sont déployées en complément.
4
Un système d’alerte
Lors du déploiement du programme, chaque collaborateur est invité à ne pas rester seul face à une situation délicate. Son principal interlocuteur est son manager.
Dès que nécessaire, il peut contacter directement son Référent Ethique et Compliance.
Le système d’alerte est accessible à tout moment depuis intranet ou internet ou directement via le lien https://report.whistleb.com/fr/adp.
5
Prévenir et détecter
Le risque Ethique et Compliance est intégré à la cartographie des risques du Groupe.
Des procédures permettent aux collaborateurs de comprendre comment mettre en œuvre les bonnes pratiques au quotidien. Elles prennent en compte les grands enjeux auxquels le Groupe ADP est exposé notamment la prévention de la corruption, les cadeaux et invitations, les conflits d’intérêts, les paiements de facilitation, l'évaluation des tiers…
Elles sont diffusées et accessibles aux collaborateurs sur l'intranet.
En parallèle, des points de contrôle sont mis en oeuvre pour détecter les incidents et suivre le bon déploiement du programme.
6
Suivre l’avancement du programme dans les différents instances
• Au COMEX : présentation semestrielle
• Au Comité d'entreprise notamment sur le dispositif d’alerte
• Pour le Conseil d’administration et à son Comité d’Audit et des risques : information semestrielle
• Au sein des filiales, un suivi spécifique est fait dans les Conseils d'Administration où ADP siège.